让开会效率提高不止一倍的秘籍

引言：曾几何时，没有效率的会议成为工作的最大时间杀手，很多人对此深恶痛绝，但是面对开会决策的机制又无能为力。本文提出了几大优化点，供深陷会议泥沼的人奋起自救之用。

会议早就一直是商业世界的笑柄。但它们并非一定要如此。你可以完成更多的事情，假设你遵循一些基本的步骤并且是与其他人合作来获得必要的关注和努力。

确保你真地需要开会

会议的最大的问题，是它们已经成为了工作中许多问题的一个默认的回应。对某事不确定？开个会。需要审核材料？召集大家开会。不幸的是，以这种方式开始可以被翻译成“想要浪费大量的时间？开会”。

为了让会议开得更好，只召集你真正需要的人。如果你想要告知一个团队一些事情，发送一份备忘录。会议应该产生行动。如果与会的每个人没有在离开的时候承担一定的责任，你就必须首先要问为什么要召开这次会议。

创建会议结构

你无法在不进行设计的情况下，创造出一个产品或市场营销活动。不要举行会议，除非你已经有了明确的结构和内容。这就意味着你可以简单地说明它意欲涵盖哪些内容以及为什么它对公司的运营和战略是重要的。同样的，如果公司没有一个明确的召开这次会议的原因，那你就并不需要开会。还要决定谁是绝对需要参加会议的。不要在花名册上添加比你所需要的更多的人员；与会者们可以随时向他们的部门中的其他人进行简短的说明。

接下来，建立一个强大的会议议程。这些文件往往会作为一种形式而落空。但是，这正是你需要设置会议的基调的地方，并开始控制的过程。会议议程就像是文章的重要部分的大纲。很少有人会喜欢做这项工作，甚至更少有人能把它办得很好，但几乎每个人都需要它们。

会议议程应该包括会议的总体目标和其意欲达到的结果。它应该指出此次会议将会开多长时间以及配发到每个部分的时间量，并且要在会议实际开始的很久之前就绝对联系到所有的参加者。让每个人都习惯做好准备。有时候，让其他人帮忙制订会议议程会是有所帮助的。你会得到更广泛的支持，而其他人可能会提出你错过了的重要观点。

考虑让会议开得比你最初认为其所必须的事件要显著得更短；前保险业高管及现任咨询顾问维克托·利普曼（Victor Lipman）说将其时间削减一半。这看起来似乎过于极端，但却值得一试。最终你能够更好地估计所需要的会议时间。

获得一些尊重

人们因为过去的经验而对会议不尊重。你需要坚定地引导他们保持正确的态度。首先，会议要严格地准时开始。这一点出于以下原因而成为了经典的建议：它是有道理的。你会在开始的前几次看到一些迟到的人，但是，如果你推迟开会的时间，会议将继续消耗比它们应该需要的更多的时间，并做出远远低于你想要的结果。

设定计时器。当计时器发出到时提醒时，会议结束。这将有助于人们集中注意力。

得到更多的关注

以下来自一家公司的博客的两个项目有着不俗的表现：每个人都检查自己的手机，并将自己的笔记本电脑关机放到一边。没有人阅读电子邮件或是浏览别的东西。如果人们需要做笔记，他们可以使用的纸笔。手写记笔记挥提高记忆力，并且也能让人保持不受到潜在的分心对象的影响。

也可以考虑设置一份官方设定的笔记。这并不是让个人笔记作废。特定的细节对于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一个正式版本以供参考也很好。

积极地运行会议

每一次会议都需要主持。如果你在这方面是无可救药的糟糕的话，你可以让别人来承担这部分工作，但是一定要有人做。让人们不跑题并且按照预定时间进行会议。在会议的一部分的时间要用完的时候，你要查看计时器并提醒人们。总结内容较多的重点，以确保团队成员们都明白说了些什么，以及你有一个简洁版本的笔记。别让人们对会议的话题感到昏昏欲睡。

跟进

每个人在散会时都没有什么需要在之后完成的工作的会议是很少见的。（事实上，如果这种事情发生了，你就不应该举行这次的会议。）你将需要跟进与会人员的工作并确保他们做了他们说自己会做的事情。

运行高效的会议需要一系列的技能。现在已经到了发展这些技能的时候了。你和你的公司将会完成更多的工作并且在开会上花费更少的时间。

来源：中外管理杂志