如何写出一封“专业邮件”速成技巧（加强版）

上个月写了一篇针对职场新人的《职场新人：写出一封“专业邮件”的4个速成技巧》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版，来分享更多关于写邮件的细节要点，使读者能掌握更多实用技巧。

“邮件主标题”新增技巧版

上次只说，邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点：

代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。

公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。

“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法

“转发”（forward）、“单一回复”（reply only）和“全部回复”（reply to all）这几个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明：

原有N个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关，建议用“to”（指定人员），其他人为“CC”（抄送）；

原有N个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“reply all”；

原有N个人在邮件组内，要让不在组内的特定者知晓此事，请“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有组内的N个人。

如果想让特定主管知晓邮件内容，建议在回复邮件时顺带增加人员到mail loop（邮件讨论组），并在邮件内容上说明组内人员新增的情况（这一定要注意）

小秘方：

我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件，回复对象仅仅只是我，这是一个非常不专业的错误；

同一封邮件to & cc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等；

国内常常利用QQ交流沟通细节，请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是QQ群组沟通，也请整理汇总再E-mail；

同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原E-mail回复和往来，勿另起邮件。

附件的使用

很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息，补充几个这方面的注意事项：

许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息；

有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称（如“具体数据详见附件《***》”），便于收件人查询附件；

任何情况下都建议附件名称具体化，不用“附件1”、“附加2”等笼统名称，以便收件人存档时能与内容匹配；

考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件（excel、图片等）取代，以免邮件读取出错。

会议邀请

会议邀请是件非常重要的事情，尤其商务性邀请，所以写会议邀请邮件需要更加注意，在内容上必须具备以下四项：

会议主旨：简单明确的会议目的；

会议时间：请确保时间是已经过双方确认的；

与会人员：双方与会人员（这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门＆职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶，以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利）；

会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。

小秘方：

如果是正式商务邀请，建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”，这既是礼仪，也能确保双方派出人员是“对等”的；

如果有较重要资料（如一些报告、数据、讯息等），建议在会前发给与会人员，确保参会者提前有所了解，以精简会议节奏和时间。

除了掌握以上几大要点外，还需要学习的一项是：如何写出让主管快速掌握内容重点，且达成目标的邮件，这对在职者而言，应该是职场技能中很重要的一环。

如何给主管写邮件

我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为4大类，每一类附加注意事项，希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪，使邮件往来更有效。

1）报告性邮件

例如：销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件

这类邮件要先交代报告事件的结果，再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论，所以必须抓住“清楚目的”和“事情结果”这两个要点，使你的主管快速了解这封邮件的意义，然后他才会往下做更深入的了解。

所以如果是报告Q1销售数据的邮件，你应该先写销售总额，再写销售金额分布，然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。

2）要求性邮件

例如：产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件

这类邮件要开门见山直接说目的（这目的可能是一个特殊要求，或是需要主管支持的事情），然后再说原因或缘由，避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。

所以在如果要写例子里的这封邮件，你应该要告诉主管，你需要他支持做什么事情，然后再叙述为何提出这个需求，以及加快开发进度可能会产生的影响。

3）汇总性邮件

例如：部门主管汇报每周重点工作安排等“例行性报告”的邮件

这类邮件比较没有“优先级”，故可以依据要点来评述重点及概要，并可以交待相关配合人员和部门，不过得注意避免过多文字叙述。

在例子里的这类邮件中，你应该逐条写出工作项目，对于一些需要注意的任务就加标注，如果是比较重要的事件，则依据此工作任务做延伸即可。

4）项目性邮件

项目性邮件比较好理解，通常是交代一些项目性的任务。

这类邮件邮件通常会牵扯到“人（负责人&相关合作部门）、事（明确的任务名称）、时 (完成时间或是重要的时间项)、地（地点)、物（牵扯资产或是所需支持物品）”。如果有一些重要的“里程碑”，请加强标注。

所以在项目性邮件中，你应该完整交待“人、事、时、地、物”。

良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率，也能帮公司及主管降低沟通成本、提高经营管理效果。希望以上的经验分享，能帮助在职者掌握更多良好的邮件技巧，在邮件往来过程中更轻松有效。